Mission Cloud n°1 : la dématérialisation des notes de frais

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LE TRAITEMENT DES NOTES DE FRAIS : QUEL COUT POUR L’ENTREPRISE ?

Le traitement des notes de frais dans l’entreprise coûte en moyenne entre 20 € et 60 €.
Sachant que 7% du budget d’une entreprise moyenne passe dans les frais de déplacements et de représentation, 41% des entreprises considèrent cette gestion comme une fonction aussi vitale que d’autres programmes au sein de l’entreprise.

DEMATERIALISER SES NOTES : POUR QUEL RESULTAT ?

En choisissant de dématérialiser ce traitement à l’aide du cloud comuting une entreprise fait le choix de l’efficacité.
Pour preuve, les entreprises qui adoptent ce processus arrivent à réduire leurs coûts de traitement des notes jusqu’à 63% et à gagner 79% sur le temps de saisie et sur d’autres procédures administratives.
Dans le même temps la conformité des notes de frais augmente de 10%.

COMMENT ?

La dématérialisation rend le traitement des notes de frais simple et efficace puisqu’elle permet la mise en place d’un circuit de validation automatisé : salarié > manager > service administratif.
- 69% des salariés estiment que la gestion papier de leurs notes de frais est une corvée et une perte de temps. Les logiciels utilisés proposent désormais une saisie en ligne rapide et intuitive (icônes évocateurs) permettant d’abréger ces délais de création en moyenne de 27%.
- Les managers sont prévenus avec des alertes de la soumission d’une note de frais et la valide en ligne. Les délais d’approbation des notes de frais sont ainsi écourtés en moyenne de 28%.
- Les informations arrivent plus rapidement aux responsables administratifs qui procèdent au remboursement. Ce circuit permet de faire diminuer les délais de remboursement de 2/3.
(Sources statistiques : études KDS, Concur et AT Kearney)
L’ensemble des données est accessible en ligne via des tableaux de bord récapitulatifs (historique des notes de frais par statut, nombre de notes, montant total, reste à rembourser…) facilitant les échanges entre le Directeur financier / Dirigeant et l’Expert-comptable.

EN BREF

• Quels bénéfices pour le Directeur financier / Dirigeant ?
> Analyse des dépenses
> Réduction des coûts
> Réactivité dans l’externalisation
> Alertes
• Quels bénéfices pour le Experts-comptables ?
> Aide à la réduction des coûts
> Analyse des dépenses
> Défiscalisation
> Placement